Download PDF

Har du spørgsmål etc. kan du altid henvende dig til den arrangementsansvarlige på events[snabel-a]puffnet.dk. Du kan se, hvem den arrangementsansvarlige er under Ansvarsområder.

1) Lav en overordnet plan for arrangementet
Dato, oplægsholdere, titel på arrangement, andre samarbejdspartnere (andre basisgrupper fx), finansiering (kan vi få støtte nogen steder fra?), lave budget for forventede udgifter.
Hvis der skal søges penge, skal der laves en god beskrivelse af arrangementet, som kan sendes til dem, vi søger penge hos.

2) Kontakt til oplægsholdere
Det er ofte godt at have en eller flere kontaktpersoner der sørger for al kontakten til oplægsholderne. Oplægsholderne skal have information om: hvor lang tid de har til oplæget, emnet, hvornår de skal møde op, instruktioner om hvordan de kommer til stedet. Evt. tilbyd at betale deres transportudgifter, hvis de kommer langvejs fra.
Hvis oplægsholderne ankommer efter kl 17, så husk at kontakte drift og bed dem give beskeden videre til vagten med navne på de, der ankommer, så de kan komme ind.

3) Bookning af lokale/auditorium
Skal gøres i god tid, kontakt drift afdelingen på drift@sund.ku.dk.

Til mindre arrangementer kan man låne store mødesal eller lille mødesal + sofastuen gratis. Det er en god ide at booke lokalet fra 30 min – 1 time før arrangementet starter, så man kan nå at gøre ting klar i lokalet. Husk at medbringe computer.
Til større arrangementer kan man leje et auditorium for 300 kr. pr. påbegyndt time (man betaler for auditoriebetjentens løn). Dam auditoriet kan have ca. 150 personer, Haderup og Hannover kan have ca. 200 personer. Hvilket auditorium, man vælger er ofte et spørgsmål om, hvilket der er ledigt den dag. Der er computer i alle auditorierne.
Bed driftafdelingen om at stille borde op på dagen foran auditoriet til at have mad osv. på i pauserne, det gør de gerne.

4) Reklamering
– Der skal laves plakater til arrangementet: Hvis det er et større, så sikkert en i stor størrelse og nogle i mindre størrelser: Plakaterne hænges op over hele Panum, husk toiletterne! (Der skal bruges min 50 stk. til at dække hele Panum), og gerne andre steder, fx på klinik hospitalerne.

– Morgenkaffe reklame: Det er en god ide at lave reklame om morgenen fx en uge før arrangementet og evt. også på selve dagen for at minde folk om arrangementet: Husk at skrive til drift, om det er i orden at vi stiller os ved opgangen fra vindeltrappen ved hovedindgangen (De vil gerne vide det, men skriver ikke altid tilbage, så fortvivl ikke, hvis I ikke hører fra dem). Borde findes ofte i området, og stilles frem.
Vi plejer at stå der i et par timer fra ca. kl. lidt i 8 -10 Husk: Flyers til reklame (husk en saks, så de kan klippes ud, mens man står der), kaffe (en stor Nescafe), kander til varmt vand (lånes i studenterhuse/ medbringes), tebreve, mælk (3-4 L), sukker, engangs plastikkrus, servietter, evt. kage til uddeling. Vand kan koges i studenterkøkkenet nede ved Kantinen. Man skal helst være mere end 2 personer til at stå for kaffeuddelingen.

– MOK annonce: Sættes gerne i MOK et par uger i træk inden arrangementet. Hvis det er et stort arrangement, så spørg MOK redaktionen, om man ikke kan få forsiden eller bagsiden ugen før. Annoncer skal være MOK i hænde senest kl 12 mandagen før MOK udkommer. Vedhæft annoncen til mok@mok.dk. Det er gratis for basisgrupper at få annoncer i MOK.
– Punkt Ku: Sæt en person til at lave indlæg i punkt ku’s aktuelt hver dag inden arrangementet.

– Info-boards: Man må lægge indlæg på inforboards fra en uge før arrangementet finder sted. Få den person i gruppen, der har forstand på det til at gøre det.

-Hjemmesiden: Få den hjemmeside ansvarlige til at sætte annoncen på.

– Hvis det er et arrangement, hvor folk skal tilmelde sig, så lav en hjemmeside i word press (spørg den hjemmesideansvarlige/andre it kyndige), og opret en særlig g-mail til arrangementet, som folk kan skrive deres navn til for at tilmelde sig.

5) Forplejning til arrangementets deltagere
Hvis det er et langt arrangement, skal man sørge for:
– Kaffe og kage, evt. frugt
– Evt. let aftensmad (fx sandwich, pizzasnegle eller lign.) og sodavand

Kage og lign.: Man kan ofte få gruppens frivillige til at bage kage, og evt. også pizzasnegle (fordel det, så hver enkelt ikke skal bage alt for meget). De enkelte skal selv lægge ud for udgifterne til ingredienser, og skal huske at gemme kvitteringerne til kassereren.

Kaffe: Man kan spørge i Husgruppen, om man må få lov til at brygge kaffe på klubbens maskiner (Spørg om der en nogen i gruppen, der er med i/kender en fra Husgruppen). Man skal evt. selv have kaffen med.
Man kan leje kander for 10 kr./stk i SUND kantinen (skriv til sund@simplycooking.dk). Husk at skrive, at vi selv vil hente dem i kantinen, så vi kan spare leveringsudgifter. Ved et arrangement for ca. 200 mennesker skal man bruge min 20 kander. Husk også at købe plastikkrus, mælk og sukker.

Hvis man vælger at købe sandwich udefra kan man ofte få et godt tilbud på mange sandwiches. Vi kan kun erfaring indtil videre med Bagel Co, hvor vi fik 200 stk. for 8000 kr. (www.thebagelco.dk, Tlf. +45 70 20 35 22). Spørg flere steder for at få det bedste tilbud.

Frugt: Man kan evt. et godt tilbud ved på dagen at gå ned at købe et stort parti hos en lokal grønthandler (Gå et par stykker ned til Sankt Hans Torv og forsøg at prutte om prisen).

Sodavand: Handl stort ind i Metro (Marie Louise, Andrew, Julie og Carsten har Metro kort på PUFFs vegne) hvis man kan låne en bil. Ellers kan man handle ind flere personer i discount butikker.

Husk at man kan låne fade, knive osv. i studenterhuset.
Husk at købe nok plastikkrus, servietter og sorte sække.

6) Vin til oplægsholderne
Husk at købe vingaver forinden, hvis der skal bruges mange, kan man evt. på rabat.

7) På selve dagen for arrangementet
Lav en detaljeret tidsplan forud og sæt en person til at holde øje med tiden og evt. signalere til oplægsholderne, når deres tid er ved at være gået.

Lav en arbejdsplan for alle de frivillige, der vil hjælpe til, så man sørger for, at der er nogen, der går ud før pauserne og gør kaffe og maden klar og rydder op igen til næste pause. Få gerne en til at tage billeder undervejs. Husk at få folk til at blive til at hjælpe med oprydningen. Lav en plan for hvem, der står udenfor auditoriet og holder øje med tingene undervejs og skiftes til at gøre det.

Print evt. navneskilte ud for oplægsholderne og evt. reserverede skilte til nogle pladser på de forreste rækker (til dem, der skal præsentere oplægsholderne), og evt. nogle på de pladser tættest på dørerne (så dem, der skal ud i pauserne let kan komme ud.)

Sæt bestemte personer til at tage imod oplægsholderne og sætte dem ind i tingene. Husk at sætte vand frem til oplægsholderne.

8 ) Regninger
Man kan bede om at få regningerne sendt til PUFFs adresse (PUFF/co. Marie Louise Mølgaard Poulsen, Silkeborggade 35 st tv, 2100 København Ø). Nogle steder vil de gerne have vores CVR nr. også: CVR-nr. 32008917

Bed kassereren om at hjælpe med at betale regningerne og føre penge over til dem, der evt. har lagt ud for udgifter, og til st lave et samlet regnskab til sidst, så man er sikker på, at det hele stemmer.

Tilbage